خلاصه: پژوهشی جدید نشان می‌دهد 70 درصد جلسات مانع از کار سازنده و مولد کارمندان می‌شوند. در دوران پاندمی کرونا، طول میانگین جلسات 20 درصد کاهش یافت ولی تعداد جلساتی که به طور میانگین یک کارمند باید شرکت می‌کرد افزایش 13.5 درصدی داشت. به علاوه، مدیرانی که به تازگی ترفیع گرفته‌اند، حدود یک سوم بیشتر از همتایان باتجربه‌شان جلسه برگزار می‌کنند. برای کاهش تعداد جلسات تیمتان:
- برای کاهش باید جلسات مهم را گلچین کنید. به این فکر کنید که کدام جلسات موثرتر بوده‌اند. احتمالا جواب جلساتی است که مکالمه دوطرفه سریع نیاز دارد و این جلسات سازنده و موثر بوده است. در کل، وقتی جلسه برگزار کنید که می‌خواهید کارها را مرور کنید، چیزی را تصریح یا تصدیق کنید یا وقتی می‌خواهید کارها را بین اعضای تیم توزیع کنید.
- جلسات روزانه خود را به برنامهSlack یا Teams منتقل کنید. هرروز ساعت 9 صبح به همه پیام بدهید و از کارمندان بخواهید بگویند کار به کجا رسیده، الان چه کار می‌کنند و به‌روزرسانی‌های مهم پروژه و موانع و … را ارسال کنند. بعد پاسخ‌ها را بررسی کرده در مورد بخش‌هایی که نیاز به توضیح بیشتر دارد، به صورت شخصی با فرد موردنظر صحبت کنید.
- از ابزارهای دیجیتال برای کار نامتقارن استفاده کنید. ابزارهایی مثل Mural برای جلسات ایده‌پردازی نامتقارن مناسب هستند. بعد می‌توانید یک جلسه پیگیری برگزار کنید تا همه چیز را با هم مرور کنید و بدین ترتیب، مدت زمان جلسه را به نصف کاهش دهید.
جلسات به دلایل مختلفی برگزار می‌شوند؛ از جلسات غیررسمی که فقط برای دور هم جمع شدن است تا جلسات رسمی ایده‌پردازی. آن‌ها بخشی پرتکرار در تقویم ما هستند (و اصلا مشخص نیست پایانش کجاست). پژوهشی جدید نشان می‌دهد حدود 70 درصد جلسات مانع از این می‌شود که کارمندان کار کنند و همه وظایفشان را به طور کامل انجام دهند. در دوران پاندمی کرونا، طول میانگین جلسات 20 درصد کاهش یافت ولی تعداد جلساتی که به طور میانگین یک کارمند باید شرکت می‌کرد افزایش 13.5 درصدی داشت. جلسات بی‌تاثیر که وقت ما را تلف می‌کنند، می‌توانند تاثیر منفی از نظر روانی، فیزیکی و ذهنی روی تندرستی ما داشته باشند.
یافته‌های پژوهش اخیر ما نشان می‌دهد مدیرانی که به تازگی ترفیع گرفته‌اند، احتمالا تا حدی این مشکل را تشدید می‌کنند. مدیران جدید حدودا یک سوم (29 درصد) بیشتر از همتایان باتجربه خود جلسه برگزار می‌کنند. وقتی ما سعی کردیم هزینه‌های پنهان روندهای کاری منعطفی که تست شده را بررسی کنیم، به این نتیجه رسیدیم از زمانی که شرکت‌ها وارد فاز دورکاری شده‌اند، جلسات کاری با تناوب و تکرار بیشتری برگزار شده‌اند.
دلایل احتمالی این مساله عبارتند از:
- در روند کاری جدید و ترکیبی، مدیران جدید نمی‌توانند به صورت حضوری با اعضای تیم در ارتباط باشند و همین نکته باعث می‌شود فشار مضاعفی را حس کنند و بیشتر به برقراری ارتباط دیجیتال تمایل داشته باشند. این مساله به خاطر تمایل آن‌ها برای نمایان‌تر شدن است و این که اعضای تیم بیشتر آن‌ها را بپذیرند.
- حالا دیگر خیلی ساده می‌توان روز را با جلسات پی در پی پر کرد. وقتی دورکاری می‌کنیم، دیگر نیازی نیست از یک اتاق جلسه به دیگری برویم. ما خیلی راحت می‌توانیم یک جلسه را ترک کنیم و یک دقیقه دیگر وارد فضای مجازی یک جلسه دیگر شویم.
این مساله چه تاثیری دارد؟ پژوهش ما نشان می‌دهد 92 درصد کارمندان فکر می‌کنند جلسات پرهزینه و غیرسازنده هستند. تعامل آنلاین بیش از حد غالبا به «خستگی مفرط از جلسات آنلاین متعدد» (وضعیتی که به گفته روانشناس‌های عصبی، یکی از دلایل استرس و بیماری روانی کار بیش از حد با محصولات فناوری است) منجر می‌شود. به طور خلاصه باید گفت، جلسات زیاد در راه رسیدن به اهداف به هیچ کس کمک نمی‌کند.
برای بررسی بیشتر این مساله و در نظر گرفتن پیامدهای آن برای مدیران جدید، ما به بررسی 76 شرکتی پرداختیم که در 14 ماه اخیر تعداد جلسات کاری‌شان را کاهش داده‌اند. اعتمادسازی و رسیدن به انسجام به تناوب و کیفیت تعاملات یک تیم بستگی دارد اما دیگر جلسات (برای مدیران جدید) بهترین راه برای رسیدن به اهداف مذکور نیستند. در واقع راه‌های موثرتری برای توسعه روابط وجود دارد؛ آن هم در شرایطی که جلسات رودررو برگزار نمی‌شود. در مجموع می‌توان جلسات کاری کمتری ترتیب داد.
فواید برگزاری جلسات کمتر
در بین 76 شرکتی که مورد بررسی قرار دادیم، به این نتیجه رسیدیم که با کاهش 40 درصدی جلسات، بهره‌وری کارکنان 71 درصد بیشتر می‌شود. بخش بزرگی از این نکته به خاطر این است که در چنین حالتی، کارمندان حس توانمندی و استقلال بیشتری دارند. یعنی دیگر برنامه کاری، رئیس آن‌ها نیست. آن‌ها لیست کارهای خود را در اختیار دارند و خودشان را پاسخگو حس می‌کنند و در نهایت تا 52 درصد رضایتمندی‌شان را افزایش می‌دهد.
حذف 60 درصد جلسات، باعث افزایش 55 درصدی مشارکت و همکاری شده است. کارکنان راه‌های بهتری برای برقراری ارتباط یک به یک در سرعتی مناسب برای خود پیدا کرده‌اند و غالبا از ابزارهای مدیریت پروژه مثل Slack یا Teams استفاده کردند تا در مورد هر پروژه ارتباطات خوبی با هم داشته باشند. بدین ترتیب خطر استرس تا 57 درصد کاهش پیدا کرده و در نتیجه تندرستی کلی کارکنان بهبود یافته است.
وقتی جلسات 80 درصد کاهش پیدا کرد، به این نتیجه رسیدیم که کارکنان 74 درصد کمتر حس می‌کنند که تحت مدیریت خرد هستند. آن‌ها حس کردند باارزش، مورداعتماد و سهیم‌تر هستند (44 درصد) بنابراین سخت‌تر از قبل برای شرکت کار کردند. ارتباطات هم 65 درصد روشن‌تر بود و در نتیجه، موثرتر بود. دلیل آن هم این است که سوءتفاهم‌های کمتری رخ داده است. افراد برای مرور یک وظیفه یا درخواست، به سرعت مکالمه قبلی در Slack یا طرح کلی پروژه را بررسی می‌کردند. دیگر خبری از جملات «من فکر کردم تو گفتی …» یا «من احساس کردم که …» نیست.
نحوه کاهش تعداد جلسات
اگر شما یک مدیر جدید هستید و می‌خواهید به تیمتان نزدیکتر شوید، ما چند توصیه برای شما داریم تا کمک کنیم روشتان را بازبینی کنید. با استفاده از این پیشنهادات، تقریبا نیمی از شرکت‌های مورد بررسی ما (47 درصد) تعداد جلسات خود را طی یک بازه 3 ماهه 40 درصد کاهش دادند. به علاوه، 35 درصد از آن شرکت‌ها به سه روز بدون جلسه در هر هفته رسیدند و 11 درصد شرکت‌ها هم به 4 روز بدون جلسه در هر هفته.
جلسات را گلچین کنید
به جلساتی که اخیرا برگزار کرده‌اید یا در آن‌ها شرکت کرده‌اید فکر کنید. کدام جلسات مفیدتر بوده‌اند؟ احتمالا به جلسه شروع یک پروژه جدید یا یک جلسه ایده‌پردازی فکر می‌کنید که نیاز به مکالمه دوطرفه سریع داشته است. در کل، ما توصیه می‌کنیم فقط وقتی جلسه برگزار کنید که کاملا مورد نیاز است. این یعنی:
- مرورکردن کارهایی که انجام شده (چه کارهایی نتیجه مثبت داشته و چه کارهایی نتیجه منفی و چرا)
- برای روشن کردن یا تصدیق چیزی (سیاست‌ها، اهداف تیم و …)
- برای توزیع مناسب کارها بین اعضای تیم شما
حتی در موارد بالا هم باید با دقت افرادی که دعوت می‌شوند را انتخاب کنید. آیا حضور همه واقعا مورد نیاز است؟ یا این امکان وجود دارد که حضور برای برخی از افراد اختیاری باشد؟ هر چقدر موضوع مورد نظر اهمیت کمتری برای کار آن‌ها داشته باشد، اعضای تیم همکاری و مشارکت کمتری در جلسه خواهند داشت.
در ضمن اعضای تیم را ترغیب کنید که به شما اطلاع دهند کدام جلسات وقت آن‌ها را هدر می‌دهد (یا اجازه داشته باشند در آن جلسات شرکت نکنند). این نکته را برایشان روشن کنید که شما به عنوان مدیر آن‌ها، از این روند حمایت می‌کنید و کسی را به خاطر اظهارنظر در این زمینه قضاوت نکرده جریمه نخواهید کرد. قضاوت دقیق در مورد این که کدام جلسات باعث ایجاد ارزش افزوده شده و کدام جلسات مفید نیستند، باعث می‌شود تقویم کاری افراد سبک‌تر شود. در ضمن بدین ترتیب مدیران مجبور می‌شوند به بازبینی در مورد حضور الزامی کارکنان در جلسات بپردازند که دائما به تقویم کاری همه ضربه می‌زند.
جالب است بدانید در نتیجه پژوهش ما مشخص شد که این استراتژی باعث افزایش وفاداری نسبت به مدیران می‌شود. وقتی به کارکنان استقلال می‌دهید، آن‌ها کارشان را به بهترین شکل انجام می‌دهند. پژوهش‌های قبلی هم نشان می‌دهد این حس به کارمندان کمک می‌کند در کار خود معنا پیدا کنند.
جلسات ارزیابی وضعیت روزانه خود را به Slack یا Teams منتقل کنید
گردهمایی‌های روزانه، پرتکرارترین جلسات کاری هستند و غالبا حذف کردن آن‌ها خیلی دشوار است. به عنوان یک مدیر جدید، احتمالا برای شما مهم است که اعضای تیم از کار یکدیگر مطلع باشند تا بتوانند به صورت یک گروه به اهدافی که مد نظر شماست برسند. به نظر می‌رسد این جلسات بهترین راه برای رسیدن به این هدف است.
ما یک پیشنهاد دیگر داریم: یک کانال Slack یا Teams فقط برای این کار بسازید. طوری تنظیم کنید که هرروز ساعت 9 صبح پیامی با این محتوا برای همه ارسال شود: «امروز در بشقابتان چه چیزی دارید؟»
از اعضای تیم بخواهید که طی یک ساعت به این پیام جواب دهند. آن‌ها باید کاری که انجام می‌دهند، هرگونه به‌روزرسانی مهم در مورد پروژه، موانع و … را توضیح دهند. مدیران (و اعضای تیم شما) می‌توانند پاسخ‌ها را مرور کرده، در مکالمات شخصی به مواردی بپردازند که نیاز به توضیح و جزئیات بیشتری دارد.
طبق یافته‌های پژوهش ما، 83 درصد کارکنان ترجیح می‌دهند از این ابزارهای چت به جای جلسات سنتی یک به یک استفاده کنند چون باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود. اگر اعضای تیم شما سوالی دارند، می‌توانند یک پیام برای شما ارسال کنند نه این که یک وقت ملاقات 30 دقیقه‌ای در تقویم کاری شما پیدا کنند.
از ابزارهای دیجیتال برای کار نامتقارن و ناهمزمان استفاده کنید
دفعه بعد که یک جلسه ایده‌پردازی دارید، این سوال را بپرسید که آیا می‌توان برخی از این کارها را به صورت نامتقارن و ناهمزمان انجام داد؟ جواب شما احتمالا مثبت است.
به عنوان مثال، می‌توانید از ابزارهایی چون Mural یا Google Forms استفاده کنید تا همه کارکنان قبل از جلسه، ایده‌های خود را ارسال کنند. بعد می‌توانید یک جلسه تکمیلی ترتیب دهید تا با هم همه آن‌ها را مرور کنید. بدین ترتیب وقت جلسه را به نصف کاهش می‌دهید. در پژوهش ما، 83 درصد از کارکنان ترجیح دادند از این روش استفاده کنند نه متد سنتی. آن‌ها ادعا کردند بدین ترتیب می‌توانند در زمان خود مشارکت لازم را داشته باشند و بعد در دیدار حضوری، ایده‌ها را پالایش و تصحیح کنند.
به علاوه، فعالیت‌هایی که به برگزاری جلسه نیاز دارند (مثل چک کردن روند پیشرفت پروژه‌ها) را می‌توان به صورت نامتقارن و ناهمزمان در پلتفرمی که برای همه شفاف است، پیگیری کرد. ما به این نتیجه رسیدیم که این روش، می‌تواند به سبک کردن تقویم‌های کاری کمک کند تا فضای بیشتری برای زمان ارزشمند «بدون جلسه» و کار متمرکز باز شود.
داده‌های ما بر این نکته تاکید دارند که برگزاری جلسات کمتر، اهمیت بالایی دارد. اما باید بر این نکته هم تاکید کنیم که مدیران جدید باید درک درستی از مناسب‌ترین روش برای ساختار موردنظرشان داشته باشند تا بتوانند فواید استفاده از استراتژی‌های یادشده را بیشتر و بیشتر کنند. به عنوان مثال، ما به این نتیجه رسیدیم وقتی 60 درصد جلسات حذف شود، فواید بازه‌های زمانی بدون جلسه کم‌کم خنثی می‌شود. اگر کاهش تعداد جلسات بیشتر از 60 درصد باشد، اثرات مفید یادشده خیلی کمرنگ‌تر می‌شود. اگه جلسات را به طور کامل حذف کنید، رضایتمندی، بهره‌وری، همکاری و مشارکت کاهش می‌یابند. پس باید حداقل یک روز در هفته جلسات کاری را برگزار کرد. توصیه ما این است که دو روز در هفته برای جلسات در نظر گرفته شود تا مفید و موثر باشد.
با توجه به این که جلسات سنتی از نظر بهره‌وری زمانی بازده کمی دارند، اگر همین حالا دست به کار نشوید ضرر و زیان شما خیلی بیشتر می‌شود. تیم‌های شما پر از افراد بااستعداد و توانمندی است که به خوبی کارشان را انجام می‌دهند. ولی آن‌ها به فضا نیاز دارند. با درک بهتر این که آن‌ها چطور می‌خواهند با هم کار کنند، جلسات چقدر برای این روند مفید هستند، و کدام جلسات ارزش ایجاد می‌کنند و کدام جلسات ارزشی به کار شما اضافه نمی‌کنند، شما نیاز به جلسات بلااستفاده را کاهش می‌دهید.
این مطلب ترجمه‌ای بود از یادداشتی با همین عنوان، به قلم بن لیکر، ویجای پریرا، آشیش مالیک و لبن سوگا منتشره در سایت HBR
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.